Memesan terlalu dekat dengan hari acara dapat membuat pilihan menu dan jadwal pengiriman menjadi lebih terbatas. Sebaliknya, memesan terlalu jauh tanpa kepastian jumlah peserta juga dapat membuat perencanaan menjadi kurang fleksibel.
Lalu, sebenarnya berapa hari sebelum acara sebaiknya catering dipesan?
Berikut panduan yang bisa digunakan sebagai pertimbangan.
1. Untuk Acara Kecil, Jangan Tunggu Hari H
Acara dengan jumlah tamu yang tidak terlalu banyak memang biasanya lebih mudah dipersiapkan.
Namun, sebaiknya tetap jangan menunggu sampai hari pelaksanaan.
Minimal beberapa hari sebelumnya, komunikasikan kepada pihak catering mengenai:
- Tanggal acara
- Jumlah porsi
- Pilihan menu
- Lokasi pengiriman
- Waktu makanan dibutuhkan
- Nomor kontak penerima
Dengan begitu, penyedia catering memiliki waktu untuk mempersiapkan kebutuhan pesanan.
2. Pesanan dalam Jumlah Besar Sebaiknya Lebih Awal
Semakin banyak jumlah porsi, semakin penting melakukan pemesanan lebih awal.
Pesanan dalam jumlah besar membutuhkan persiapan bahan makanan, proses produksi, pengemasan, hingga pengiriman.
Karena itu, jika Anda membutuhkan catering untuk acara dengan jumlah peserta yang cukup banyak, sebaiknya jangan menunggu sampai beberapa hari terakhir.
Perencanaan jumlah peserta juga penting. Jika masih menghitung kebutuhan porsi, Anda dapat menggunakan panduan cara menentukan jumlah nasi box untuk acara sebagai salah satu referensi.
3. Acara di Akhir Pekan Perlu Dipersiapkan Lebih Awal
Banyak acara keluarga, pengajian, syukuran, maupun kegiatan komunitas dilakukan pada akhir pekan.
Pada waktu tersebut, permintaan catering bisa saja lebih tinggi dibandingkan hari biasa.
Karena itu, jangan hanya mempertimbangkan tanggal acara. Perhatikan juga apakah acara berlangsung pada Sabtu, Minggu, atau hari tertentu yang berpotensi memiliki banyak kegiatan.
Semakin jelas rencana acara, semakin mudah Anda melakukan booking catering lebih awal.
4. Jangan Menunggu Sampai Jumlah Tamu Benar-Benar Final
Dalam beberapa acara, jumlah tamu mungkin belum langsung diketahui secara pasti.
Anda tidak selalu harus menunggu seluruh daftar tamu final untuk mulai berkonsultasi dengan catering.
Anda bisa terlebih dahulu menyampaikan perkiraan jumlah peserta.
Misalnya, Anda memperkirakan membutuhkan sekitar 100 porsi. Informasi tersebut sudah dapat digunakan untuk mendiskusikan pilihan paket, menu, waktu produksi, dan pengiriman.
Setelah jumlah peserta lebih pasti, jumlah pesanan dapat disesuaikan sesuai kesepakatan dengan penyedia catering.
5. Tentukan Menu Bersamaan dengan Pemesanan
Selain jumlah porsi, menu juga sebaiknya dibicarakan sejak awal.
Hal ini penting terutama apabila Anda memiliki kebutuhan tertentu atau ingin menyesuaikan makanan dengan karakter tamu.
Jika masih menentukan menu berdasarkan anggaran, Anda dapat membaca tips memilih menu nasi box sesuai budget sebelum melakukan pemesanan.
Dengan menentukan menu lebih awal, proses persiapan catering dapat menjadi lebih terarah.
6. Sampaikan Lokasi Pengiriman Sejelas Mungkin
Lokasi merupakan bagian penting dalam pemesanan catering.
Berikan alamat lengkap dan informasi tambahan apabila lokasi berada di area yang sulit ditemukan, kawasan perumahan, gedung, kantor, pabrik, atau tempat acara tertentu.
Untuk kebutuhan catering di Tangerang, informasi lokasi juga membantu menentukan pengaturan pengiriman agar makanan dapat tiba sesuai waktu yang disepakati.
7. Tentukan Jam Makanan Harus Tiba
Jangan hanya mengatakan makanan dibutuhkan “siang” atau “pagi”.
Jika memungkinkan, sampaikan waktu yang lebih jelas.
Contohnya:
“Makanan dibutuhkan sekitar pukul 11.30.”
Informasi seperti ini membantu pihak catering memahami target waktu pengiriman.
Untuk acara kantor, kebutuhan waktunya bisa berbeda dengan acara keluarga. Jika kebutuhan Anda adalah konsumsi rapat, Anda juga dapat melihat informasi mengenai catering nasi box untuk rapat kantor di Tangerang.
8. Booking Lebih Awal Memberikan Ruang untuk Persiapan
Salah satu keuntungan memesan catering lebih awal adalah Anda memiliki waktu untuk mengecek kembali detail pesanan.
Misalnya:
Jumlah: 100 porsi
Tanggal: sesuai jadwal acara
Lokasi: alamat lengkap
Waktu pengiriman: sesuai kebutuhan
Menu: sesuai paket yang dipilih
Detail sederhana seperti ini dapat membantu mengurangi kesalahan komunikasi.
9. Bagaimana Jika Baru Bisa Memesan Mendekati Acara?
Tidak semua acara direncanakan jauh-jauh hari.
Terkadang kebutuhan catering muncul secara mendadak.
Jika Anda baru mengetahui kebutuhan catering beberapa hari sebelum acara, tetap sebaiknya segera menghubungi penyedia catering.
Sampaikan secara lengkap jumlah porsi, tanggal, lokasi, waktu kebutuhan, dan jenis acara.
Pihak catering kemudian dapat membantu mengecek kemungkinan pemenuhan pesanan berdasarkan kapasitas dan jadwal yang tersedia.
Catering untuk Acara di Tangerang
Jika Anda sedang mempersiapkan acara di wilayah Tangerang Raya, perencanaan catering sebaiknya dilakukan sejak kebutuhan mulai diketahui.
Tidak ada satu waktu booking yang berlaku untuk semua acara karena kebutuhan setiap pesanan berbeda.
Jumlah porsi, jenis acara, tanggal, menu, lokasi, dan waktu pengiriman semuanya dapat memengaruhi persiapan.
Karunia Catering Aqiqah melayani kebutuhan catering dan nasi box untuk wilayah Tangerang Raya, dengan free ongkir untuk area Tangerang.
Pembayaran dapat dilakukan melalui COD atau transfer.
Pesan Catering
Untuk menanyakan ketersediaan paket dan kebutuhan catering Anda, hubungi:
WhatsApp: 081298246900
Sampaikan:
- Tanggal acara
- Perkiraan jumlah porsi
- Lokasi
- Waktu makanan dibutuhkan
- Jenis acara
